Das Datenmanagement von PDF-Dokumenten stellt im Business-Alltag oft eine Herausforderung dar. In diesem Blogpost erfahren Sie, wie das Lagerhaus Wechselgau in Hartberg (Österreich) durch den Einsatz der PDF-Datenmanagement-Software von Semadox signifikante Produktivitätssteigerungen erzielen konnte.
In der Theorie wäre es eigentlich ganz einfach: der Austausch geschäftsrelevanter Dokumente zwischen Unternehmen sollte idealerweise in elektronischer Form erfolgen. So gut wie jedes Unternehmen, egal welcher Größe, wird mittlerweile mit Software-Unterstützung geführt.
So weit, so gut - wäre da nicht die Herausforderung des Datenaustausches zwischen den Unternehmen. Solange der Datenaustausch zwischen Unternehmen in den gleichen Branchen und in ähnlicher Unternehmensgröße erfolgt, sind die Probleme lösbar - vergleichbaren Prozessen, Infrastruktur, Compliance- und Automatisierungsansprüchen etc. sei Dank.
Je größer ein Unternehmen, desto eher strebt es danach, den Austausch von Geschäftsdaten zu automatisieren. Manuelle Eingriffe und Kontrollen sollen möglichst eliminiert werden. Das ist logisch, denn das spart Zeit und hilft, Fehler zu reduzieren. Voraussetzung, um solch automatisierten Abläufe etablieren zu können, ist es, dass Dokumente wie Angebote, Bestellungen, Lieferscheine oder Rechnungen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datenformat vorhanden sind.
“Aber dazu gibt es doch EDI - und zwar seit 40 Jahren!”, werden Sie jetzt vermutlich sagen. Ja, Sie haben grundsätzlich recht. Die Nutzung von Electronic Data Interchange (EDI) ermöglicht einen direkten, automatisierten Datenaustausch zwischen Maschinen, was eine effektive Prozessautomatisierung zur Folge hat. Jetzt allerdings kommt das große “Aber”: EDI ist bei vielen kleinen Unternehmen aufgrund seiner vergleichsweise hohen Kosten nicht weitverbreitet.
Das ist exakt die Situation, mit dem auch das Lagerhaus Wechselgau Hartberg in der östlichen Steiermark konfrontiert ist. “Wir werden von hunderten Lieferanten beliefert. Viele dieser Unternehmen sind kleine Firmen. Das typische, breite Sortiment eines Lagerhauses macht so eine Lieferantenstruktur notwendig”, sagt Roman Ehrenhöfer, Leiter der Lagerhaus-IT in Wechselgau und damit verantwortlich für die Digitalisierung der Unternehmensprozesse.
Ganze acht Geschäftsbereiche sind es, die im Lagerhaus Wechselgau Kunden servicieren. Neben dem Handel mit Produkten für Haus, Garten und Landwirschaft, lokalen bäuerlichen Erzeugnissen werden auch eine PKW- und Landmaschinenwerkstatt sowie eine Tankstelle betrieben.
Dieser einzigartige und umfangreiche Produkt- und Service-Mix ist perfekt auf die Anforderungen der Kundinnen und Kunden aus dem ländlichen Bereich abgestimmt – und stellt die Unternehmensprozesse vor große Herausforderungen. “Der Einsatz komplexer und teurer IT-Lösungen, wie es EDI oder ERP-Systeme nun einmal sind, ist für viele unserer Lieferanten nicht darstellbar. Wir können und wollen aber auch nicht auf die für unser Sortiment und unsere Kunden wichtigen Produkte verzichten”, so Ehrenhöfer. Hier kommt das Dokumentenmanagement PDF ins Spiel. Das Lagerhaus selber setzt für Unternehmenssteuerung natürlich seit vielen Jahren auf ein ERP-System. Zum Einsatz kommt eine Lösung der Firma Softline.
Für den Datentransfer setzt man beim Lagerhaus, wie bei vielen anderen Unternehmen in vergleichbaren Situationen, also auf einen pragmatischen Ansatz. Auf das Dokumentenformat “PDF”. Roman Ehrenhöfer: “Ein PDF-Dokument kann selbst unser kleinster Lieferant problemlos erstellen. Die für die Geschäftsprozesse notwendigen Daten aus Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Lieferscheinen oder Bestellungen tauschen wir mit vielen unserer kleineren Lieferanten, also in Form von PDF-Dokumenten aus.”
Das anfallende Volumen ist beachtlich. Jeden Monat laufen beispielsweise Auftragsbestätigungen im mittleren fünfstelligen Bereich an. Aber selbst das beste ERP-System kann nur so gut funktionieren, wie es die Qualität der Daten, mit denen es arbeitet, zulässt. Aber durch welche Schnittstelle gelangen nun die Daten aus den Einkaufstätigkeiten des Lagerhauses in das ERP-System desselben?
Die Antwort: bisher über die Schnittstelle Mensch. Der Grund dafür lag in Mangel an Präzision er bisher eingesetzten Lösung. “Die Software, die wir bisher eingesetzt hatten, hatte einen großen Nachteil: sie konnte nur Kopfdaten der PDF-Dokumente auslesen.” Um die Daten auf Positionsebene, also unter anderem Mengenangaben, Artikelnummern, genaue Artikelbezeichnungen oder Preise auszulesen, musste das übermittelte PDF-Dokument abgetippt werden.
Eine teure, langsame und auch nicht immer fehlerfreie Prozedur. Selbst ein sehr schneller Mitarbeiter braucht für die Datenerfassung aus einem PDF-Dokument mindestens drei Minuten. Dass ein kleiner Tippfehler dabei auch einmal passieren kann, ist logisch. Man mache eine schnelle Kopfrechnung: Bei 5.000 Auftragsbestätigungen ergibt das einen Arbeitsaufwand von etwa 250 Stunden - jedes Monat (!).
“Um diese enormen Produktivitätssteigerungen auf unserer Seite realisieren und dennoch so wie bisher mit unseren Lieferanten zusammenzuarbeiten zu können, haben wir uns für Semadox entschieden. Die Software erfasst die Daten aus PDF-Dokumenten auf Positionsebene. Die Daten werden automatisch validiert und auf ihre Konsistenz geprüft. Dies ist enorm wichtig, weil wir sicherstellen müssen, dass die Daten, die in einem automatischen Prozess in unser ERP-System gelangen und dort weiterverarbeitet werden, auch richtig sind”, beschreibt Roman Ehrenhöfer den Semadox-Prozess beim Lagerhaus.
“Sehr positiv hervorzuheben ist auch, wie schnell und einfach wir Semadox in unsere bestehende IT-Infrastruktur integrieren konnten. Für uns ist Semadox ein echter Meilenstein auf dem Weg der Prozessoptimierung.”
Das Beispiel des Lagerhauses Wechselgau-Hartberg zeigt deutlich, wie kritisch effektives Datenmanagement PDF für die Steigerung der Produktivität und die Automatisierung von Geschäftsprozessen sein kann. Mit den richtigen Werkzeugen wird das Datenmanagement von PDF-Dokumenten nicht nur möglich, sondern auch revolutionär effizient.
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Bildquelle: Lagerhaus Wechselgau
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